Bewirtungsbeleg

Bewirtungsbeleg: Richtig ausfüllen leicht gemacht!

Angaben zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen
Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen
(§4 Abs. 5 Ziff. 2 EStG)

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Höhe der Aufwendungen

lt. umseitiger/beigefügter Rechnung

* Zutreffendes bitte ankreuzen

Mit einem Bewirtungsbeleg lassen sich die anfallenden Kosten für ein Geschäftsessen steuerlich absetzen. Allerdings nur dann, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt werden und Sie den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Möchten Sie es sich einfach machen, können Sie unser cleveres Tool nutzen. Mit diesem erstellen Sie einen vollwertigen Bewirtungsbeleg für Ihren Steuerberater bzw. das Finanzamt und können sich diesen bequem als PDF ausdrucken.

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie den Bewirtungsbeleg ausfüllen

Geschäftsessen sind für viele Partnerschaften ein wesentlicher Bestandteil. Unternehmen und Selbstständige nutzen dabei den Vorteil, dass die Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können. Und zwar bis zu 100 Prozent. Damit die Bewirtungskosten für Mitarbeiter oder Partner vom Finanzamt akzeptiert werden, müssen jedoch verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden. So gilt, dass die entstandenen Kosten in einem gesunden Verhältnis zum Anlass der Bewirtung stehen müssen. Ist dem nicht so, kann das Finanzamt den Bewirtungsbeleg ablehnen.

Einen wichtigen Unterschied machen für den Beleg zudem die bewirteten Personen aus. Nehmen ausschließlich Mitarbeiter am Geschäftsessen teil, können die Kosten zu 100 Prozent steuerlich abgesetzt werden. Findet eine Bewirtung der Geschäftspartner statt, sind es bis zu 70 Prozent.

Diese Angaben müssen Sie machen, um den Bewirtungsbeleg richtig auszufüllen

Ihr Bewirtungsbeleg wird vom Finanzamt nur dann akzeptiert, wenn dieser ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt wurde. Ein Irrglaube ist hierbei, dass ein normaler Beleg oder Kassenzettel als Nachweis der Bewirtungskosten ausreichend. Dem ist nicht so. Stattdessen muss die Rechnung an den Bewirtungsbeleg angeheftet werden. Mit unserem cleveren Tool können Sie die Rechnung für das Bewirtungsbeleg PDF ganz einfach hochladen. Zusätzlich dazu können Sie die weiteren Angaben zum Bewirtungsbeleg bequem ausfüllen. Zu diesen gehören:

  • Tag der Bewirtung
  • Ort der Bewirtung (Name & Adresse)
  • Bewirtete Person(en) inkl. Gastgeber/Bewirtenden
  • Anlass der Bewirtung
  • Rechnungsbetrag
  • Trinkgeld

Ein wichtiger Punkt für den Bewirtungsbeleg ist die Unterschrift des Bewirtenden. Der Bewirtende ist in diesem Fall derjenige, der das Geschäftsessen bezahlt hat - nicht zu verwechseln mit dem Wirt.

Bewirtung über 250 Euro? Was sich ändert:

Das Finanzamt macht einen Unterschied zwischen den Geschäftsessen im Wert von bis zu 250 Euro und der Bewirtung über 250 Euro. Liegen Sie unterhalb dieser Grenze, zählen die Geschäftsessen zu den Kleinbetragsrechnungen. Bei den Geschäftsessen im Wert von mehr als 250 Euro sind zusätzliche Angaben erforderlich, die im Prinzip denen auf einer Rechnung ähneln. Möchten Sie diesen Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen, müssen Sie folgende Angaben ergänzen:

  • Empfänger der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift des gastgebenden Unternehmens
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants

Bewirtungsbeleg Muster bequem ausfüllen

Um sicherzustellen, dass alle Angaben ordnungsgemäß auf Ihrem Bewirtungsbeleg zu finden sind, können Sie einfach unsere bequeme Bewirtungsbeleg-Vorlage nutzen. Sollten Sie Angaben vergessen haben, sticht Ihnen dies sofort ins Auge. Darüber hinaus können Sie zum Beispiel bequem die Anzahl der bewirtenden Personen anpassen und durch einen Klick auf „Personen hinzufügen“ weitere Personen ergänzen. Haben Sie alle Angaben getätigt, laden Sie sich die Bewirtungsbeleg bequem per PDF herunter und reichen diesen beim Finanzamt ein. Die Vorgaben entsprechen dabei den Anforderungen an die „Angaben zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen“ gemäß §4 Abs. 5 Ziff. 2 EStG.

Zusätzlich angenehm: Dank der digitalen Form können Sie die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren deutlich leichter einhalten. Zudem wird die Lesbarkeit digital dauerhaft gewährleistet. Da Rechnungen üblicherweise auf Thermopapier gedruckt werden, lässt die Lesbarkeit auf Papier schnell nach.

Weitere Anforderungen an den Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg muss nicht nur korrekt ausgefüllt werden, sondern auch einem ordnungsgemäßen Zweck entsprechen. Der Anlass des Bewirtungsbelegs ist also ein enorm wichtiger Punkt. Als Geschäftsessen ist eine Zusammenkunft definiert, der ein betrieblicher Anlass zu Grunde liegt. Ein betrieblicher Anlass dient dem Unternehmen und nicht privaten Zwecken. Nur unter diesen Umständen kann der Nachweis über die Bewirtungen überhaupt steuerlich geltend gemacht werden. Ebenso müssen spezifische Angaben zum Anlass gemacht werden. Einfache Aussagen wie „Zusammenkunft“ oder „Meeting“ reichen nicht aus. Sie müssen konkret auf ein Thema, Projekt oder anderes Ziel verweisen können. Steuerlich geltend gemacht werden können die Kosten für ein Geschäftsessen zudem nur dann, wenn dieses in einer gastronomischen Einrichtung, wie einem Café oder Restaurant, stattgefunden hat. Wenn Sie Ihre Partner oder Mitarbeiter in den eigenen vier Wänden empfangen, können Sie die Bewirtungsbelege hierfür nicht einreichen.

Fazit

Damit Sie Ihre Bewirtungskosten von der Steuer absetzen können, ist ein Bewirtungsbeleg Pflicht. Erfreulicherweise ist das korrekte Ausfüllen mit unserem cleveren Tool im Handumdrehen erledigt. Sie müssen lediglich ein paar Daten eintragen und die Rechnung hochladen. So können Sie den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen und anschließend einfach als PDF ausdrucken.

Bewirtungsbeleg FAQ

Wann brauche ich einen Bewirtungsbeleg?

Der Bewirtungsnachweis ist erforderlich, wenn die Kosten für ein Geschäftsessen steuerlich geltend gemacht werden sollen.

Welche Bewirtungsbeleg Angaben muss ich machen?

Neben der Bewirtungsrechnung, muss der Beleg weitere Angaben enthalten. Hierzu gehören der Tag der Bewirtung, der Ort der Bewirtung, der Anlass der Bewirtung, die bewirteten Personen, die Rechnungshöhe sowie das Trinkgeld. Zudem sind der genaue Name sowie die Anschrift des Restaurants notwendig, ebenso wie eine Unterschrift des Bewirtenden (Gastgeber).

Kann bei den Bewirtungskosten Trinkgeld abgesetzt werden?

Bei einem Geschäftsessen wird in der Regel immer ein gutes Trinkgeld gezahlt. Dieses steigert die Ausgaben der Firmen, kann allerdings nicht steuerlich geltend gemacht werden. Wichtig ist zudem, dass das Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg gesondert aufgeführt werden muss.

Wie lange muss ich einen Bewirtungsbeleg aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege liegt bei zehn Jahren. Über den Aufbewahrungszeitraum muss die Lesbarkeit der Belege sichergestellt sein.

Welche Vorgaben gelten für eine Bewirtung über 250 Euro?

Bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro verlangt das Finanzamt zusätzliche Angaben. In diesem Fall müssen eine Rechnungsnummer, der Empfänger der Rechnung, der Name und die Anschrift des gastgebenden Unternehmens und die Steuernummer/und oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants angegeben werden.

Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?

Unterschrieben werden muss der Bewirtungsbeleg von der bewirtenden Person. Das ist die Person, die zum Geschäftsessen eingeladen hat. Eine Unterschrift des Wirtes des Restaurants ist hiermit nicht gemeint.

Warum können nicht 100 Prozent einer Bewirtung von Geschäftspartnern abgesetzt werden?

Findet eine Bewirtung der Geschäftspartner statt, können bis zu 70 Prozent des Rechnungsbetrages steuerlich abgesetzt werden. Die restlichen 30 Prozent sieht das Finanzamt als den Teil an, den Sie selbst verzehrt haben.